Gérer son entreprise avec un ERP ou un progiciel de gestion intégré

Selon les chiffres 2016 de l’Observatoire du numérique (Direction générale des entreprises), seuls 39% des entreprises françaises utilisent un progiciel de gestion intégré (PGI), bien loin derrière les 56% relatifs aux sociétés allemandes. Certes, le déploiement d’une telle solution coûte rarement en-dessous de 1 000 euros, tandis que la durée de la mise en œuvre peut dépasser une voire deux années. Mais il n’en demeure pas moins que la gestion d’entreprise peut parfois ressembler à un véritable parcours du combattant. Et seul un PGI ou ERP en anglais (Enterprise resource planning) pourra aider les entreprises à améliorer leur performance et leur productivité, en centralisant le traitement des informations et l’exploitation des données. Focus sur l’implémentation d’un progiciel de gestion intégré. 

Pourquoi utiliser un ERP ? 

On considère souvent à tort les PGI comme des logiciels complexes et coûteux, et qui ne sont rentables que pour les grandes entreprises. Il est vrai que l’achat d’une licence peut coût des milliers d’euros, tandis que l’utilisation même de l’outil peut bouleverser les tâches quotidiennes des collaborateurs. Cependant, ce n’est vrai qu’en partie. 

En effet, un progiciel de gestion intégré apporte plusieurs avantages qui profitent tant aux multinationales qu’aux TPE/PME : 

  • Une meilleure circulation de l’information : un ERP permet à tous les employés concernés de suivre en temps réel l’évolution des données de l’entreprise. Ainsi, les informations ne seront plus cloisonnées, car chacun des départements bénéficie d’une information homogène et centralisée. 
  • Une meilleure productivité : l’avantage majeur du PGI, c’est qu’il optimise les processus décisionnels et fonctionnels. Le progiciel tend à standardiser et à automatiser les tâches pour optimiser la productivité de chaque collaborateur. 
  • Une meilleure maîtrise des dépenses : l’automatisation des processus quotidiens assure un gain de temps considérable pour les collaborateurs, qui peuvent désormais se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. 
  • Une meilleure maîtrise des délais : le progiciel ERP possède des fonctionnalités spécifiques qui permettent de surveiller les délais en fonction des projets. Désormais réglés comme une horloge, vos processus seront simplifiés par l’échange d’information en temps réel. 
  • Un meilleur cloisonnement de l’information : certains PGI, comme SAP et Microsoft Dynamics, permettent uniquement aux collaborateurs concernés d’accéder à des données ou informations sensibles. 
  • Une meilleure vue d’ensemble sur l’entreprise : le progiciel permet au dirigeant d’avoir en un clin d’œil toutes les informations et KPI nécessaires à une prise de décision.

Les composants essentiels d’un ERP 

Les progiciels de gestion intégrée sont conçus pour couvrir l’ensemble des fonctions et métiers dans une entreprise. 

Par exemple, c’est le cas pour : 

  • le département Achats et stocks (gestion des fournisseurs, des commandes, des stocks et de la logistique) ; 
  • la gestion commerciale (relation client, devis, facturation, e-commerce) ; 
  • la comptabilité (finance, immobilisation, analyse financière) ; 
  • le département Production (gestion de la machinerie, de la maintenance, outils de planification, qualité et normes de production) ; 
  • le département RH (données du personnel, RGPD, paie, formation). 

Les critères de choix d’un ERP 

Le marché des PGI est fortement concurrentiel, mais seuls trois acteurs détiennent la plus grande part du marché : SAP SE, Oracle et Microsoft. Néanmoins, plusieurs solutions logicielles existent pour répondre aux besoins des entreprises ainsi qu’aux critères importants comme : 

  • l’activité de l’entreprise, 
  • l’effectif de salariés à gérer, 
  • le mode de fonctionnement de l’entreprise, 
  • le budget disponible, 
  • les fonctionnalités recherchées, 
  • la configuration actuelle du système d’information de l’entreprise. 

Après avoir identifié vos besoins, il convient ensuite de sélectionner les différentes solutions existant sur le marché des progiciels de gestion intégré. 

Comment déployer son système ERP ? 

Malgré les nombreux avantages du PGI, il faut savoir que l’implantation d’une telle solution ne débouche pas toujours sur un succès. En effet, de nombreuses entreprises échouent dans ce projet car elles n’ont pas pris assez de précautions dans l’organisation, le respect des délais et l’implication des collaborateurs. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est fortement recommandé de faire appel à un intégrateur comme celui-ci, qui vous proposera une méthodologie adaptée en fonction de votre configuration actuelle. 

Bien identifier ses besoins 

C’est la première phase de la mise en place d’un ERP, qui consiste à estimer en profondeur les défis commerciaux, les flux de travail actuels et les besoins de chaque département. Cet état des lieux vous permettra ensuite de déterminer vos objectifs et l’étendue de votre projet ERP. Dès cette étape, il est d’ailleurs préférable de nommer un chef de projet ERP qui sera à la fois le gardien du projet, le gestionnaire du budget et l’intermédiaire entre les participants et le partenaire intégrateur ERP. 

Mettre en place la solution ERP 

Une fois que vous ayez choisi le PGI idéal, c’est à cette étape qu’interviennent l’implantation et le déploiement de la solution. Il arrive souvent que l’intégrateur ERP procède à la mise à jour de votre infrastructure actuelle en fonction de votre budget : installation d’un serveur dédié pour l’hébergement des données ou encore recours à une plateforme cloud pour la gestion centralisée du traitement de l’information. Un avantage particulier pour cette deuxième alternative, c’est qu’en mode SaaS (Software as a service), vos données sont hébergées dans le cloud et disponibles à tout moment. Vous n’aurez donc pas à vous occuper de l’hébergement, chacun de vos collaborateurs n’ayant qu’à entrer leurs identifiants pour accéder aux données et au PGI cloud. 

Former les employés à l’utilisation du PGI 

Après le déploiement de l’outil, il va encore falloir que vos collaborateurs soient guidés pas à pas dans l’utilisation de la plateforme. À ce stade, c’est au partenaire intégrateur de proposer un planning de formation individuelle et de formation de groupe pour permettre à vos employés de tirer parti des avantages de l’ERP. En réalité, vous avez choisi d’investir dans une plateforme cruciale pour votre activité. Ainsi, la formation est essentielle pour assurer la rentabilité de l’outil et ne pas bouleverser les habitudes de travail de vos collaborateurs. Vous pouvez aussi prévoir une formation continue pour que tous les employés utilisent le progiciel de manière optimale et rentable. 

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